社内ルール初稿

今日、今年４回目の部課長会議がありました。
今回のメインの議題は何と言っても各部で相談した社内ルールの発表です。
社内ルールの必要性は８月２０日のブログで書いたとうりですが、
各部ごとに練って貰いました。


建築部、建築部積算課、ＣＳ部、土木部　監理課、土木部営業　積算課、
ユーハウス事業部、不動産部、管理部　の８部門から初稿がでました。
初稿と書いたのは、当然ながら訂正があるとの予測から
二稿、三稿があるだろうとのことからでした。


今回、私が失敗したのは、フォーマット（様式）を決めなかったのと、
それを書き込むソフトを指定しなかったことです。
管理部のフォルダーにデーターが集まりだしてすぐに、
「しまった！｣と気がつきました。
ワードもあれば、エクセルもあれば正体不明のソフトもありました。
今回訂正をお願いしてもどうせまた訂正をお願いするからと、
会議にはそのまま各部署の原稿を提出して貰いました。


各部署からの提出文章は、どこの部署もしっかりと議論した跡が感じられて、
真面目に取り組んでくれたことが分かるものでした。
しかし、そのまとめ方となるとフォーマットを統一しなかったせいもあり、
バラバラでした。


一つ一つの作業項目について事細かくルール化してくれたのは管理部でした。
１、支払い　２、経理処理　３、工事関連　４、契約　５、その他業務
６、労務管理、７、ユーハウス営業総務　８、建築部工務総務
と８つの大項目からなりその中項目そして小項目と細分化されていました。
全部で２２頁に及ぶ整然と整理されたものでした。


この手のルールブックで大切なことは、
ルールを作ることも大切ですが、
一度仕舞った文章を誰もが容易に引き出せることが最も大切だと考えます。
いかに使いやすく整理整頓するかということです。
だからこれをまとめる人間にはそれ相応の情報処理能力が必要となります。


中にはちょっと寂しいルールしか出来なかった部署もありますが、
管理部を見本として今週中にもう一度再考することをお願いしました。
管理部が見本なので、フォーマットもソフトも管理部が使ったものになりました。
それを９月の始めに１冊の本にまとめ各部署に配布して、
全員回覧してから新ルールでのスタートとなります。


今回感じた事があります。
私が、各部課長に今回の社内ルール作成をお願いしたのが、８月６日の週でした。
それから部課長が各部会を開き意見を徴収して、
文章としてまとめあげる。（素晴らしい、寂しいは別としてです。）
その結果、約３週間でその報告が出来る状態となる。
自分で言うのも何ですが、凄い！と思います。
すべての社員が真剣に取り組んでくれたおかげだと思います。
社員に感謝です。